22/02/2023 15:00:27

Tổ chức sự kiện hay tiếng anh còn gọi là event management là một khái niệm không còn quá mới mẻ tuy nhiên để hiểu khái niệm “ tổ chức sự kiện là gì ” một cách đầy đủ, chính xác và quy trình tổ chức một sự kiện chuẩn như thế nào thì không phải cá nhân nào cũng nắm rõ. Do đó, hãy cùng Viets Media làm sáng tỏ những khái niệm tổ chức sự kiện là gì nhé?

 

 

 

 

I. Tổ chức sự kiện là gì?

 

1. Sự kiện là gì 

 

Để giải quyết khái niệm “ Tổ chức sự kiện là gì ” trước hết ta phân tách cụm từ “Tổ chức sự kiện” ra làm hai phần “tổ chức” và “sự kiện” thì ta hiểu sự kiện là một hoạt động hay một chuỗi hoạt động được diễn ra trong một thời gian địa điểm nhất định, mà thông qua đó cá nhân/ tổ chức muốn truyền tải một thông điệp ý nghĩa nào đó tới người tham gia cũng như tới một bộ phận công chúng. 

 

“Tổ chức” là hành động xây dựng một sự kiện từ khâu bắt đầu ý tưởng tới khâu vận hành, thực hiện những công việc mà một sự kiện cần. 

 

 

Tóm lại, “tổ chức sự kiện” ta hiểu là quá trình lên ý tưởng, chuẩn bị hậu cần, địa điểm, thời gian quản lý giám sát một chương trình trước trong và sau khi chương trình diễn ra. Qua chương trình, doanh nghiệp có thể truyền tải những thông điệp nhân văn tới quần chúng. Từ đó, nâng tầm thương hiệu, định vị tên tuổi công ty trên thị trường. Có thể nói “Sự kiện” là công cụ hữu hiệu để PR thương hiệu doanh nghiệp. 

 

2. Vai trò của sự kiện 

 

Một sự kiện thành công đóng vai trò vô cùng to lớn đối với doanh nghiệp, có thể điểm nhanh những vai trò, lợi ích mà sự kiện mang lại như sau: 

+ Tiếp thị, truyền thông, gây ấn tượng mạnh mẽ tới công chúng về hình ảnh thương hiệu 

+ Thông qua sự kiện, doanh nghiệp có thể quảng bá các dịch vụ, sản phẩm của mình một cách tự nhiên không gây khó chịu. 

+ Việc tổ chức sự kiện cũng giúp doanh nghiệp mở rộng mối quan hệ với các doanh nghiệp đối tác, mở rộng tệp khách hàng từ đó tăng lợi nhuận cho công ty. 

 

II. Các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay

 

Xã hội ngày càng phát triển, theo đó cũng có rất nhiều loại hình sự kiện phái sinh, nhưng tựu chung sẽ có một vài loại hình sự kiện phổ biến sau đây:

1. Sự kiện truyền thông báo chí (PR): sự kiện ra mắt phim, các sự kiện được tổ chức trên nền tảng mạng xã hội online,...

2. Sự kiện truyền thông thương hiệu (Activation Event): sự kiện ra mắt sản phẩm

3. Sự kiện kinh doanh (Business events): các sự kiện liên quan tới kinh doanh (các tin tức về kinh doanh, những nhân vật nổi tiếng trong kinh doanh,...) 

4. Sự kiện doanh nghiệp (Corporate events): những sự kiện liên quan tới tổ chức (lễ khánh thành, lễ kỷ niệm, hội thảo,...)

5. Sự kiện thể thao (Sports events): các cuộc thi thể thao, hoạt động liên quan tới thể thao...

6. Sự kiện tiếp thị, quảng bá sản phẩm (Marketing events)

7. Sự kiện triển lãm (Exhibition events): triển lãm tranh, sự kiện trưng bày bảo tàng,... 

8. Sự kiện mua sắm (Shopper Event): Sự kiện đẩy bán hàng 

9. Sự kiện từ thiện (Fundraising events): sự kiện đấu giá gây quỹ từ thiện,...

10. Sự kiện lễ hội (Festival events): đêm nhạc hội, trò chơi trong lễ hội, tổ chức hành lễ trong lễ hội,...

11. Sự kiện hòa nhạc (Concerts/live performances): concert âm nhạc tại các quảng trường lớn

12. Sự kiện chính trị (Government events):ngoại giao giữa hai nước, đại hội đảng, trung ương,...

13. Sự kiện gặp mặt (Meetings): buổi họp mặt, giao lưu họp hành giữa hai doanh nghiệp. 

14. Sự kiện chia sẻ kiến thức (Workshops): thường là những buổi truyền cảm hứng từ những người nổi tiếng. 

15. Sự kiện hội thảo, hội nghị (Conferences)

 

 

 

 

III. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chuẩn quốc tế

 

Một chương trình sự kiện nào cũng sẽ có ba giai đoạn: Trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện. Trong mỗi một giai đoạn lại cần có những đầu công việc cần giải quyết khác nhau, dưới đây là một quy trình tổ chức sự kiện chi tiết cho các bạn tham khảo. 

 

1. Thu thập thông tin về sự kiện

 

Đây là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện, ở bước này người quản lý đòi hỏi phải thu thập đủ thông tin, phân tích đúng thông tin. Từ đó đưa ra những định hướng quan trọng cho sự kiện. Thu thập thông tin được coi là một bước “xương sống” của toàn bộ sự kiện. Ở bước này người quản lý cần xác định: 

+ Loại hình sự kiện 

+ Mục đích sự kiện 

+ Quy mô bao nhiêu người 

+ Địa điểm, thời gian tổ chức.

+ Ngân sách ước tính.

 

2. Xây dựng ý tưởng chủ đạo cho sự kiện

 

Nếu thu thập thông tin được coi là bước “xương sống” thì ý tưởng chủ đạo chính là linh hồn của sự kiện. Một chủ đề hay và độc đáo sẽ không chỉ khiến khách mời tham gia ấn tượng mà còn có thể khiến cho không khí của buổi sự kiện tươi vui, phấn khởi hơn rất nhiều. 

Chắc hẳn bạn cũng không muốn tham gia một sự kiện nhàm chán, ủ rũ với những hoạt động không thể kích thích tinh thần của mình lên đúng không? Khi hiểu được "tổ chức sự kiện là gì" thì bạn sẽ bắt đầu đặt một câu slogan “chất” rồi đến các thiết kế khác của chương trình nhé!

 

 

 

3. Lên kịch bản chương trình sự kiện

 

Nếu logo là “trang bìa” của sự kiện thì kịch bản chính là nội dung của sự kiện đó, để có thể giữ chân khách mời tới cuối buổi thì kịch bản chương trình cần hấp dẫn, lôi cuốn ngay từ những giây phút đầu tiên. Việc này đòi hỏi người viết kịch bản phải sáng tạo, nắm bắt được thông điệp tổng thể của chương trình.

 

Bên cạnh đó, đối với từng loại chương trình mà format các kịch bản cũng khác nhau: kịch bản khai trương, kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng, kịch bản ra mắt sản phẩm,... 

4. Lên kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện

 

Muốn sự kiện lan tỏa tới nhiều người thì bạn phải lên kế hoạch truyền thông chi tiết cho cả trước, trong và sau sự kiện. Trước sự kiện thì bạn gửi những thông tin của chương trình tới các khách mời qua các kênh social như Facebook, email, website,... Sau đó bạn cũng có thể áp dụng những chiến dịch quảng bá trả phí để tăng lượt tương tác, tăng tệp khách hàng tiếp cận. 

 

Sau khi sự kiện kết thúc, đừng quên gửi cho khách hàng của mình những bài cảm ơn và tri ân tới những đơn vị đối tác của sự kiện. 

 

5. Phân chia chức năng nhiệm vụ cho từng nhân sự

 

Một sự kiện được tổ chức thành công sẽ bao gồm rất nhiều đầu công việc từ nhỏ đến lớn, mà một người thì không thể đảm nhận được hết tất cả các nhiệm vụ đó nên cần phải chia ra thành các nhóm nhân sự phụ trách từng mảng công việc, điển hình có những nhóm phụ trách các đầu công việc việc sau đây: 

+ Nhóm quản lý: là người bao quát, kiểm soát chung toàn  bộ sự kiện 

+ Nhóm nội dung: phụ trách lên kịch bản, nội dung chương trình,...

+ Nhóm thiết kế: phụ trách sản xuất các ấn phẩm của sự kiện. 

+ Nhóm truyền thông - ngoại giao: phụ trách các kênh social media, truyền thông, giao tiếp đối ngoại với khách hàng,... 

+ Nhóm hậu cần - tài chính: phụ trách sản xuất ấn phẩm hiện vật của sự kiện, cân đối chi tiêu, dự trù ngân sách của sự kiện. 

 

6. Thi công các hạng mục trước khi diễn ra sự kiện

 

Trước ngày diễn ra sự kiện, ekip sản xuất cần phải chuẩn bị trước những thiết bị cần sử dụng trong ngày diễn ra chương trình như: 

+ Dàn dựng sân khấu 

+ Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng 

+ Xin giấy phép tổ chức sự kiện 

+ Thuê nhân sự cho sự kiện: MC, PG, dancer

+ Truyền thông cho sự kiện 

+ Gửi thiệp mời tới khách hàng. 

 

 

 

7. Tiến hành tổ chức sự kiện

 

+ Đón tiếp khách mời, check in tại khu vực sảnh 

+ Khai mạc sự kiện. 

+ Giám sát, quản lý theo kịch bản chương trình đã lên từ trước 

+ Tổ chức phục vụ ăn uống (nếu có) 

+ Hỗ trợ tổ chức các trò chơi, hoạt động trong sự kiện. 

 

Trong quá trình sự kiện diễn ra phải nắm bắt được tiến độ chương trình, cân đối thời gian để không bị “cháy” chương trình hay chương trình kết thúc quá sớm. Đồng thời giám sát chặt chẽ các vấn đề về an toàn phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh thực phẩm để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra. Hoặc trong quá trình diễn ra sự kiện có vấn đề xảy ra có thể kịp thời đưa ra phương án giải quyết. 

 

8. Kết thúc sự kiện

 

Sau khi sự kiện kết thúc, nhân sự ở lại dọn dẹp thu đồ, kiểm tra đồ đạc kĩ lưỡng phòng tránh thất lạc; bàn giao lại địa điểm, thiết bị,... 

 

9. Quyết toán chi phí, tổng kết và rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau

 

Việc cần làm sau khi kết thúc sự kiện, bên cạnh việc cảm ơn khách hàng, ekip cần phải quyết toán chi phí cho các bên liên quan. Nhận phản hồi từ khách hàng, họp team tổng kết những điều đã làm được, những điều chưa làm được và đúc rút kinh nghiệm. 

 

 IV. Báo giá tổ chức sự kiện gồm những hạng mục gì?

 

Để có một buổi sự kiện thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị có khi là cả vài tháng trời với rất nhiều đầu công việc khác nhau, cùng vô vàn rủi ro có thể xảy ra. Do đó thông thường doanh nghiệp sẽ thuê ngoài những hạng mục mà mình không thể xử lí, dưới đây là một số hạng mục thường được các doanh nghiệp thuê: 

 

 

1. Hạng mục sân khấu

 

+ Backdrop sân khấu: thường có giá từ 100.000 - 150.000 / m2

+ Banner: tùy theo kích thước 80.000 - 200.000 / bộ

+ Standee (Kích thước 0.8m ngang x 1.8m cao - 250.000 - 350.000 / bộ)

+ Màn hình led (Màn hình LED p3.91 - 800.000 - 1.000.000/ m2)

+ Sân khấu, thảm trải sàn: 120.000 - 150.000 / m2

+ Bục sân khấu: 350.000 - 800.000 / bộ

+ Bàn ghế theo chủ đề của sự kiện: 80.000 - 130.000 / cái

+ Pháo, hiệu ứng sân khấu: 1.000.000 / gói

+ Tiệc bàn, tiệc trà teabreak

+ Cổng chào, cổng hơi, cổng bóng bay, cổng bằng fomex,…:2.500.000 - 8.000.000 / gói

 

2. Hạng mục nhân sự Event

 

+ MC dẫn chương trình: 3.000.000 - 5.000.000 / show

+ PG, PB, lễ tân đón khách: 3.000.000 - 5.000.000 / show

+ Lân sư rồng, múa trống lân, trống hội: 3.000.000 - 4.500.000 / show

+ Ca sĩ, nhóm nhạc, vũ đoàn:  1.000.000 - 1.500.000 / người / show

+ Thợ quay phim, chụp ảnh: 1.500.000 - 3.000.000 / show

3. Hạng mục âm thanh ánh sáng

 

+ Hệ thống âm thanh: 7.000.000 / gói

+ Hệ thống đèn theo từng concept sự kiện: 5.000.000 / gói

 

Trên đây là những thông tin cơ bản và bao quát về các quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, hi vọng bài viết này của Viets Media đã cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích để trả lời câu hỏi "tổ chức sự kiện là gì" giúp doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu của mình qua các sự kiện thành công.  

 

Tham khảo kênh Youtube và Fanpage