15/03/2023 16:18:21

 

 

Tổ chức hội chợ triển lãm là hoạt động quảng bá sản phẩm, thương hiệu trực tiếp mà không thông qua bất kỳ phương tiện kỹ thuật số nào. Sự kiện này sẽ có sự góp mặt của rất nhiều doanh nghiệp, hàng hóa phong phú mà người dùng có thể thấy tận mắt, sờ tận tay vô cùng chân thật. Hãy cùng Viets Media tìm hiểu rõ hơn về tổ chức hội chợ triển lãm và những điều cần biết khi tổ chức hội chợ nhé!

 

 

 

I. Tổ Chức Hội Chợ Triển Lãm là gì?

 

 

 

 

1. Khái niệm

 

Tổ chức hội chợ, triển lãm được xem là toàn bộ những hoạt động mang tính quy mô tầm cỡ đối với mọi doanh nghiệp và được tổ chức rộng rãi trên toàn quốc. Tại đây các doanh nghiệp sẽ trưng bày các sản phẩm, giới thiệu hàng hóa dịch vụ của mình nhằm thúc tiến thương mại. Sự kiện thường được tổ chức tại một địa điểm có khuôn viên rộng và trong khoảng thời gian cố định.

 

2. Mục đích

 

Tổ chức hội chợ triển lãm nhằm thúc đẩy mạnh mẽ việc mua bán và truyền tải thông điệp “Người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam” tới đông đảo người dân. Từ đó, nó góp phần thúc đẩy sản xuất, nâng cao chất lượng hàng hóa cũng như thương hiệu trong nước hướng tới mục tiêu phát triển kinh tế đất nước và giải quyết các vấn đề về an sinh xã hội. 

 

Đây cũng là cơ hội để các doanh nghiệp trên cả nước quảng bá sản phẩm/dịch vụ, thương hiệu. Là nơi để giao lưu hàng hóa, kết nối giao thương, mở rộng quy mô thị trường, tiếp thị sản phẩm trực tiếp, đồng thời tri ân khách hàng tới xem và mua sản phẩm. Hội chợ cũng là dịp để khách hàng có thể tận mắt thấy, tận tay sờ và thậm chí sử dụng thử sản phẩm/dịch vụ tại chỗ. Sau đó đưa ra sự lựa chọn tiêu dùng thông minh dựa trên những trải nghiệm thực tại về sản phẩm.  

 

3. Khi nào nên Tổ Chức Hội Chợ Triển Lãm

 

Hầu hết, các sự kiện hội chợ triển lãm trong quy mô nhỏ, vừa và lớn thì sẽ có một đơn vị đứng ra tổ chức hoặc các thương nhân hay doanh nghiệp kết hợp tổ chức theo định kỳ, tại một địa điểm nhất định, trong khoảng thời gian phù hợp. Sẽ có nhiều doanh nghiệp, tổ chức tham gia với đa dạng các mặt hàng và chủ đề. 

 

II. Hướng dẫn các bước tổ chức hội chợ triển lãm

 

 

 

 

Để tổ chức thành tốt đẹp một sự kiện hội chợ triển lãm, cần phải thực hiện các bước dưới dây:

 

1. Đăng ký tổ chức sự kiện

 

Để được tổ chức hội chợ triển lãm tại địa điểm đó, ban tổ chức phải làm giấy xin phép các cấp có thẩm quyền và được xác nhận bằng văn bản của cơ quan nhà nước quản lý về thương mại tại nơi bạn muốn tổ chức sự kiện.

2. Hoạt động chuẩn bị sự kiện

 

Dự trù ngân sách cho sự kiện: Vạch ra các danh mục cần thiết và lên ngân sách sẽ phát sinh trong quá trình thực hiện sự kiện.

 

Đăng ký địa điểm tổ chức: Ban tổ chức hội chợ triển lãm phải khảo sát tình hình và lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô dự kiến trong kế hoạch. Ví dụ công viên, sân vận động…

 

Chuẩn bị các yếu tố vật chất: Liệt kê các vận dụng, nguyên liệu và sản phẩm phục vụ cho quá trình lắp đặt, vận chuyển. Nhằm đảm bảo được tiến độ thi công, kịp thời gian hội chợ triển lãm diễn ra. 

 

Chuẩn bị yếu tố con người: Hội chợ triển lãm là quy mô sự kiện tương đối lớn, cần nhân lực đông. Do đó, ban tổ chức cần điều động và sử dụng nhân sự đúng với năng lực, để bảo đảm trong quá trình vận hành toàn bộ sự kiện diễn ra. 

 

Tổ chức xây dựng gian hàng: Dự kiến số lượng các gian hàng tham gia hội chợ triển lãm, từ đó lên sơ đồ, thiết kế, dựng gian hàng và đi thuê gian hàng. Rồi dàn dựng hoàn chỉnh từng gian hàng. 

 

Kế hoạch truyền thông: Lên kế hoạch truyền thông đến các doanh nghiệp về hoạt động hội chợ triển lãm và tích cực truyền thông các dự án dưới mọi hình thức nhằm thu hút mọi người tham gia hoạt động. 

 

 

 

III. Những lợi ích sau khi tổ chức hội chợ triển lãm

 

 

Tổ chức hội chợ triển lãm không chỉ để giao thương hàng hóa giữa các doanh nghiệp với nhau, mà còn là cơ hội doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm của mình tới nhiều nhóm khách hàng hơn. Bạn sẽ tư vấn trực tiếp về các tính năng nổi bật của sản phẩm/dịch vụ của mình và nhận được những phản hồi trực tiếp từ người dùng, giúp cải thiện về mẫu mã và nâng cao chất lượng sản phẩm. Thông qua hội chợ triển lãm, các doanh nghiệp có thể ghi dấu ấn thương hiệu các sản phẩm/dịch vụ của mình với khách hàng. Đây không chỉ là hoạt động đem lại lợi ích trước mắt mà còn có vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng và thực hiện các chiến lượng khác của doanh nghiệp. Đặc biệt, doanh nghiệp sẽ có một nguồn thu bán các sản phẩm trong hội chợ triển lãm. 

 

 

Để sự kiện thành công và đạt những lợi ích như mong muốn thì doanh nghiệp phải chuẩn bị đủ nhân sự; kỹ lưỡng thông tin về thị trường, các công tác hậu cần và đặc biệt là toàn bộ sản phẩm sẽ được trưng bày bán trong hội chợ triển lãm. Đội ngũ nhân viên được lựa chọn nên là người niềm nở,ứng xử nhạy bén, nắm chắc về kiến thức sản phẩm để giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Ngoài ra, gian hàng cũng cần được  thiết kế bắt mắt và sản phẩm trưng bày gọn gàng sẽ tạo thiện cảm với người mua hàng. 

 

Như vậy, tổ chức hội chợ triển lãm làm một trong những hình thức quảng bá sản phẩm có và thương hiệu có quy mô. Nó cũng đem tới rất nhiều lợi ích không chỉ đưa sản phẩm tới gần với người dùng, mà còn giúp doanh nghiệp có thể tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. 

 

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức các chương trình sự kiện lớn nhỏ, với đội ngũ nhân sự tươi trẻ, năng động, nhiệt huyết, không ngừng sáng tạo và chuyên nghiệp. Công ty Sự kiện Viets Media sẽ đồng hành cùng bạn để tạo nên những sự kiện tuyệt vời và ý nghĩa.

 

 

 

Tham khảo kênh Youtube và Fanpage