03/02/2023 14:07:57

Tổ chức hội nghị là một trong những hoạt động phổ biến, đóng vai trò quan trọng mà hiện nay chúng ta có thể thấy ở trong bất kỳ tổ chức hay tập đoàn, doanh nghiệp nào đó. Do đó, để tổ chức nên những chương trình hội nghị thành công, bạn cần phải nắm rõ quy trình chuẩn bị và cách thức tổ chức để thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất. Dưới đây là chia sẻ của Viets Media về quy trình tổ chức hội nghị và những hình thức hội nghị doanh nghiệp chuyên nghiệp nhất!

 

 

 

 

 

 

 

I. Tổ chức hội nghị - hội thảo là gì?

 

1. Tổ chức hội nghị hội thảo là gì? 

 

Tổ chức Hội nghị- hội thảo là một cuộc họp quan trọng nhằm bàn bạc và đưa ra những vấn đề lớn trong một công việc hoặc chủ đề cụ thể nào đó của tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp. Qua đó rút ra cac kinh nghiệm tổng kết, tổng kết lại tình hình hoạt động và đưa ra phương hướng cụ thể trong tương lai. 

 

2. Mục tiêu của sự kiện hội nghị hội thảo

 

Sự kiện hội nghị hội thảo là chương trình của doanh nghiệp được tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các đối tác - khách hàng tiềm năng trong tương lai. Các hoạt động chính trong hội nghị hội thảo là thảo luận, đối thoại về một vấn đề thực tiễn; thăm dò ý kiến khách hàng; giao lưu chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo sẽ là cơ hội để các tổ chức - doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác - khách hàng quan trọng; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và quảng bá hình ảnh của công ty.

 

II. Quy trình tổ chức sự kiện hội nghị doanh nghiệp

 

 

 

 

 

1. Xác định chủ đề và Concept cho sự kiện hội nghị hội thảo

 

Khi bắt đầu tổ chức sự kiện hội nghị, trước tiên bạn cần đặc biệt lưu ý xác định chủ đề  và Concept hội nghị phải rõ ràng, cụ thể. Đó chính là “gốc rễ” và là cơ sở chính để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch một cách chi tiết và hiệu quả nhất cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

 

2. Lên kế hoạch tổ chức và dự trù kinh phí

 

Kế hoạch tổ chức hội nghị bao gồm 7 phần chính sau: 

+ Mục đích cần đạt được trong sự kiện

+ Nội dung chính của sự kiện

+ Địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo

+ Lập danh sách kinh phí dự trù

+ Lập đội ngũ, đơn vị tổ chức

+ Lên danh sách khách mời tham dự

+ Xây dựng chương trình của hội thảo hội nghị

 

3. Tiến hành tổ chức và đón khách

 

Sau khi đã lên kế hoạch chi tiết nhằm tổ chức Hội nghị, tiếp theo bạn cần setup không gian tổ chức và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị

+ Setup các dịch vụ đi kèm như ăn uống, đưa đón, nghỉ ngơi,...

+ Truyền thông, quảng bá cho sự kiện và đơn vị doanh nghiệp

+ Thiết kế, in ấn tài liệu

+ Phát thư mời cho đối tác, khách hàng

+ Đón tiếp khách mời tham dự hội nghị

+ Điều phối chương trình diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

 

4. Kết thúc chương trình hội nghị hội thảo

 

+ Tặng quà lưu niệm cho khách mời tham dự Hội nghị hội thảo

+ Ghi biên bản cụ thể của sự kiện hội nghị

+ Tiến hành thông báo và đưa ra kết luận

+ Đánh giá nội dung tổ chức hội nghị hội thảo

+ Kiến nghị và rút kinh nghiệm nội dung thảo luận

 

 

III. Top 7 loại hình hội nghị hội thảo phổ biến

 

 

 

 

1. Hội thảo khoa học

 

Hội thảo khoa học là hình thức hội thảo tổ chức nhằm thảo luận, bàn bạc hay công bố kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức hoặc cá nhân nào đó. Tại đây, các diễn giả và chuyên gia sẽ trình bày các vấn đề khoa học và cùng thảo luận với những người có liên quan, đang công tác và nghiên cứu cùng lĩnh vực. Vì vậy mà hội thảo này không nhằm mục đích quảng bá hình ảnh tổ chức - doanh nghiệp.

 

2. Workshop

 

Workshop là hình thức hội nghị hội thảo phổ biến không chỉ ở thế giới mà còn được biết đến rộng rãi tại Việt Nam. Đây là sự kiện có mục đích nhàm giao lưu, chia sẻ những kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, văn hóa, ngân hàng,.. Không chỉ vậy,Workshop còn là nơi cung cấp các ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham dự nắm rõ hơn về các thông tin cần thiết. Quy mô của Workshop khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.

 

3. Hội thảo Du học

 

Hội thảo du học là sự kiện được tổ chức nhằm giải đáp thắc mắc của người tham gia về vấn đề du học như: chương trình học tập, học bổng du học hay cuộc sống của du học sinh tại nước ngoài.... Ngoài mục đích chia sẻ kiến thức và giải đáp, các hội thảo du học còn có mục đích khác là tìm kiếm, tiếp cận các khách hàng. Họ sẽ thông qua hội thảo này, những người có nhu  cầu cần giải đáp sẽ chuyển đổi thành những khách hàng tiềm năng, bán hàng cho các công ty chuyên về dịch vụ du học.

 

4. Hội nghị nhà nước

 

Hội nghị Nhà Nước thường được tổ chức cố định và thường niên vào một số ngày trong năm, hoặc sẽ diễn ra tùy theo mục đích thảo luận của các cấp bộ ngành trong bộ máy Nhà nước. Đặc điểm chính của hình thức hội nghị này chính là tính trang trọng tuyệt đối. Mỗi hội nghị thường được xây dựng kế hoạch từ nhiều tháng trước và chuẩn bị tổ chức một cách cẩn thận, chuyên nghiệp đến từng chi tiết.

 

5. Hội nghị tập huấn

 

Hội nghị tập huấn có tính chất tương tự như Workshop nhưng lại có quy mô lớn hơn rất nhiều lần và thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp. Các buổi tập huấn có mục đích nhằm nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho thành viên tham dự để thực hiện các công việc một cách hiệu quả, nhanh chóng và chuyên nghiệp. Các buổi hội nghị tập huấn này có thể diễn ra ở công ty hay bất kì địa điểm tổ chức nào. 

 

6. Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

 

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn là một chương trình sự kiện nhằm thảo luận và bàn bạc xoay quanh một chủ đề chính, theo đó chỉ có một diễn giả - chuyên gia duy nhất. Thông thường, hội thảo này sẽ bàn luận về các cơ sở lý luận cho hoạt động của các doanh nghiệp hay những vấn đề thực tiễn liên quan đến tổ chức đó.

 

7. Hội nghị khách hàng

 

Hội nghị khách hàng là một sự kiện được các tổ chức - doanh nghiệp tổ chức thường niên. Đa số khách mời chính là các đối tác chiến lược hoặc khách hàng của họ. Chủ đề và mục đích chính của hội nghị là gửi lời tri ân đến các khách hàng thân thiết, đồng thời còn nhằm quảng bá hình ảnh, sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hội nghị khách hàng còn được tận dụng làm cơ hội để thăm dò ý kiến của những  người tham dự nhằm phát triển hoạt động kinh doanh trong tương lai.

Qua bài viết này, mong rằng các bạn sẽ hiểu hơn về loại hình tổ chức hội nghị, hội thảo và áp dụng thành công vào đơn vị doanh nghiệp của mình nhé! Chúc các bạn thành công!



 

Tham khảo kênh Youtube và Fanpage