17/02/2023 09:15:09

Mỗi đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp, khi bắt đầu đầu tư hoặc xây dựng xong một công trình nào đó đều mong muốn dự án ấy khi được đưa vào hoạt động sẽ hiệu quả và thành công. Chính vì thế, sau khi hoàn tất, những người đứng đầu luôn muốn tìm một giải pháp tốt nhất để công bố sự hiện diện công trình của mình đến những khách hàng tiềm năng, đối tác và công chúng. Do đó, việc tổ chức lễ khánh thành cho công trình sao thật chuyên nghiệp luôn là một vấn đề cần được lưu tâm và có ý nghĩa thật sự quan trọng.

 

 

Vậy quy trình tổ chức lễ khánh thành là gì? Làm sao để lễ khánh thành được tổ chức chuyên nghiệp, ý nghĩa và để lại dấu ấn đặc biệt nhất? Hãy cùng Viets Media theo dõi trong bài viết dưới đây nhé!

 

I. Tổ chức lễ khánh thành là gì?

 

1. Tổ chức lễ khánh thành là gì?

 

Lễ khánh thành (tiếng anh: Inauguration Ceremony) là một sự kiện vô cùng quan trọng của tổ chức hay doanh nghiệp. Nếu như lễ khởi công, động thổ là sự kiện được diễn ra trước khi xây dựng một dự án hay công trình nào đó thì lễ khánh thành chính là sự kiện trọng đại đánh dấu sự hoàn tất và khởi đầu, đưa vào hoạt động cho dự án đó. Tổ chức lễ Khánh thành luôn mang lại ý nghĩa tích cực, đánh dấu sự khởi đầu thuận lợi với nhiều may mắn và thành công vào hoạt động tương lai.

 

2. Ý nghĩa của buổi lễ khánh thành

 

Tổ chức lễ khánh thành thành công thường mang lại rất nhiều ý nghĩa to lớn đối với tổ chức hay doanh nghiệp:

+ Về mặt tâm linh:

- Với quan niệm của người phương Đông: “Có thờ có thiêng có kiêng có lành”, mọi công trình hay công việc kinh doanh đều là một phần rất quan trọng trong quá trình làm việc và sinh hoạt hàng ngày. Do đó, tổ chức lễ khánh thành sẽ đến tâm lý yên tâm cho chủ đầu tư về công trình của mình, mang đến sự tích cực và hứa hẹn để các hoạt động được diễn ra suôn sẻ, “ thuận buồm xuôi gió”. Lễ khánh thành đã trở thành nét văn hóa từ xa xưa và đều được tổ chức hầu hết ở tất cả các đơn vị.

+ Về mặt kinh doanh

- Tổ chức lễ khánh thành với quy mô lớn và chuyên nghiệp sẽ  tạo nên sự ảnh hưởng đến các khu vực xung quanh, gây hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.

- Sự kiện khánh thành giúp chủ sở hữu quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp hay cá nhân mình. Đồng thời quảng cáo những sản phẩm và dịch vụ đến với những khách hàng. Qua đó, gây dựng tìm kiếm được các khách hàng tiềm năng và gây dựng mối quan hệ với những đối tác lớn.

- Việc tổ chức bài bản, đầu tư hoành tráng sẽ giúp vị thế của doanh nghiệp được nâng tâm và  khẳng định vị trí của công trình đó trong lòng công chúng.

 

 

 

 

 

3. Lễ khánh thành và khai trương khác nhau như thế nào?

 

 

 

Mặc dù có nhiều điểm khá tương đồng, tuy nhiên tính chất của lễ khánh thành và lễ khai trương này lại khác nhau.

Lễ khai trương thường được áp dụng cho việc giới thiệu, quảng bá dự án hoặc hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, thời điểm tổ chức sự kiện này thường vào ngày đầu tiên mà một đơn vị bắt đầu hoạt động.

Ngược lại, lễ khánh thành thì thường gắn liền với các dự án- công trình xây dựng đã được hoàn thiện. Sau khi công trình thi công được hoàn tất và bắt đầu bước vào hoạt động, buổi lễ khánh thành sẽ được tổ chức.

Trong một vài trường hợp như nhà máy, khu nghỉ dưỡng, trung tâm thương mại… thì khi công trình được xây dựng xong sẽ ngay lập tức được đưa vào hoạt động để phục vụ cho mục đích kinh doanh, khi đó lễ khánh thành và lễ khai trương gộp lại làm một.

 

 

II. Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

 

1. Xác định chủ đề cho sự kiện lễ khánh thành

 

Việc lên ý tưởng, chủ đề cũng như thông điệp của sự kiện là một trong những yếu tố điều vô cùng quan trọng. Việc đưa ra và xác định được ý tưởng, chủ đề cho lễ khánh thành cần dựa vào mục đích của tổ chức - doanh nghiệp. Nội dung của buổi lễ cần phải mang được điểm nhấn, tạo dựng sự ấn tượng cho các khách mời tham dự, từ đó thu hút sự quan tâm của các công chúng. Đồng thời, thông qua sự kiện sẽ  truyền tải được những thông điệp cũng như mong muốn của doanh nghiệp đến với khách mời tham dự.

 

2. Lên danh sách khách mời và lựa chọn địa điểm tổ chức

 

Khi bắt đầu tổ chức lễ khánh thành, mọi người cần chú ý tính toán cẩn thận bởi số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng tới chất lượng và quy mô của chương trình. Cần phải xem xét, lựa chọn các khách mời và đại biểu có tầm quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả của buổi lễ sự kiện. Ngoài ra, nên mời những đối tác lớn và khách hàng tiềm năng đến tham dự để có thể quảng bá thêm về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp giúp tiếp cận đến công chúng một cách tự nhiên và nhanh nhất.

 

3. Liệt kê các hạng mục cần chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra 

 

Công việc tiếp theo để tổ chức buổi lễ khánh thành là lên các hạng mục cần chuẩn bị và phân chia công việc để tránh tình trạng thiếu sót khi bước vào khâu tiến hành triển khai buổi lễ khánh thành. Mọi người cần phải chuẩn bị các hạng mục bao gồm:

• Xin giấy phép tổ chức:

• Phần thiết kế: Sân khấu, Backdrop, Standee, Ánh sáng,..

• Trang thiết bị đồ dùng trong sự kiện: Hoa tươi, bóng trang trí, Băng rôn, Đồ uống, khăn trải bàn,...

• Đạo cụ thi công, trang trí không gian:

• Lựa chọn nhân sự phù hợp: (MC, văn nghệ…)

 

4. Dự trù ngân sách, chi phí tổ chức

 

Trước khi bắt đầu chuẩn bị sự kiện, cần phải liệt kê và hạch toán được những mức kinh phí cần bỏ ra để tổ chức lễ khánh thành. Sau đó, lên kế hoạch tổ chức về nhân sự, các trang thiết bị cần thiết có trong buổi lễ.

Người xây dựng ngân sách cần tính toán và phân bổ ngân sách cho các hạng mục một cách hợp lý, bao gồm: Chi phí trang thiết bị, chi phí thuê nhân sự, chi phí tổ chức tiệc … và các chi phí phát sinh khác.

 

5. Xây dựng kịch bản chương trình

 

Tùy vào mục đích của sự kiện và thông điệp cần truyền thông mà từ đó xây dựng kịch bản chương trình và timeline chi tiết diễn ra buổi lễ khánh thành.

Một kịch bản chương trình sự kiện bao gồm những phần chính sau:

• Đón khách mời và đối tác

• Biểu diễn múa lân sư rồng, trống hội chào mừng.

• Tuyên bố lý do tổ chức chương trình và giới thiệu các đại biểu.

• Các đại diện quan trọng lên phát biểu.

• Tiến hành nghi thức cắt băng khánh thành dự án/ công trình.

• Tham quan nhà máy, dự án hoặc công trình được khánh thành

• Trình diễn văn nghệ - biểu diễn nghệ thuật.

• Kết thúc buổi lễ

 

6. Tiến hành tổ chức lễ khánh thành

 

Khi bắt đầu tổ chức lễ khánh thành, ban tổ chức cần nhanh chóng thực hiện hoạt động đầu tiên là đón khách. Khách mời và đối tác sẽ được đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp đón tiếp tại cổng chào và hướng dẫn những thủ tục cần thiết trước khi tham dự. Sau khi đã ổn định, các tiết mục văn nghệ sẽ được tiến hành để tạo không khí sôi động cho buổi lễ. Mc dẫn chương trình sẽ công bố khai mạc và nêu mục đích buổi lễ. Tiếp sau đó là giới thiệu các đại diện và khách mời tham dự (phát biểu - nếu có).

Nối tiếp sau đó chính là tiết mục quan trọng nhất - cắt băng khánh thành. Ngoài ra, tiết mục múa Lân Sư Rồng cũng không thể thiếu trong buổi lễ nhằn thể hiện sự may mắn, khởi đầu thịnh vượng và công việc phát đạt đến với doanh nghiệp.

Cuối cùng là bữa tiệc nhẹ cho các khách mời (nếu có) để tăng thêm sự gắn bó, giao lưu mối quan hệ với các đối tác.

 

7. Kết thúc sự kiện, rà soát lại và rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau

 

Sau khi buổi lễ khánh thành kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành rà soát lại các vấn đề còn tồn đọng, thanh toán hợp đồng cho những nhà cung cấp. Ngoài ra, mọi người cũng cần lưu ý những sai sót đã xảy ra để rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.

 

III. Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

 

Để có thể tổ chức buổi lễ khánh thành thu hút, thành công và hiệu quả nhất, Viets Media sẽ hướng dẫn chi tiết nhất cho mọi người kế hoạch xây dựng và tổ chức buổi lễ khánh thành chất lượng nhất, tại: Link

 

 

 

IV. Lý do nên lựa chọn Viets Media là đơn vị tổ chức lễ khánh thành

 

 

 

Viets Media tự hào là đơn vị chuyên cung cấp và tổ chức sự kiện đạt tiêu chuẩn nhất tại Hà Nội, với nhiều năm kinh nghiệm cùng đội ngũ nhân sự đầy tâm huyết trong việc xây dựng kế hoạch, chuẩn bị và tổ chức buổi lễ khánh thành hiệu quả nhất. Tổ chức một buổi lễ khánh thành chuyên nghiệp chính là tiêu chí mà chúng tôi muốn mang lại cho khách hàng và đối tác. Mong muốn mang lại một khởi đầu suôn sẻ và thành công nhất cho doanh nghiệp mọi người cũng chính là thành công lớn nhất của Viets Media chúng tôi.

 

 

 

Tham khảo kênh Youtube và Fanpage