Kế hoạch tổ chức sự kiện được ví như hướng của la bàn, giúp cho sự kiện đi đúng hướng, đạt được hiệu quả cũng như hiệu suất các hoạt động có trong sự kiện. Tuy nhiên, nếu bạn là “tay mơ” trong làng tổ chức sự kiện thì bài viết này chính là dành cho bạn. Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện súc tích và chi tiết cho bạn tham khảo.
Một sự kiện được tổ chức thành công mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có thể kể đến như:
Nắm bắt được mục tiêu của sự kiện bạn sẽ giúp sự kiện hướng đến đúng tệp khách hàng, đi đúng hướng. Từ đó bạn mới có thể lên được kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, sản sinh ra những ý tưởng độc đáo cho chương trình.
Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tự trả lời để tìm ra mục tiêu của sự kiện:
Mỗi một loại hình có một kịch bản tổ chức khác nhau ví dụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm thì phải xây dựng kịch bản đánh vào được sự chú ý của khách hàng và công chúng. Do đó cần tập trung vào truyền thông và quảng bá thương hiệu, sản phẩm.
Tiếp theo là xây dựng Concept (Chủ đề), chủ đề là kim chỉ nam cho tất cả các ấn phẩm, màu sắc, không khí của sự kiện.
Một câu slogan ngắn gọn sẽ khiến công chúng dễ nhớ, một slogan độc đáo có thể khiến sự kiện viral rộng rãi, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn.
Khách mời là đối tượng chính tạo ra không khí của sự kiện, việc phân loại và chọn ra được đối tượng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách và những chi phí khác. Để xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu bạn cần trả lời câu hỏi như các đối tượng khách mời thuộc độ tuổi, trình độ, tầng lớp xã hội nào?
Sau đó cần lên một danh sách khách mời cụ thể để kiểm soát vấn đề này.
Về thời gian, tùy thuộc vào tệp khách hàng mà bạn hướng đến để lựa chọn thời gian tổ chức hợp lý. Thời gian phải không nên trùng vào với thời gian khác của khách mời thường là cuối tuần hoặc buổi tối. Bên cạnh đó, thời gian không nên vào những “ngày xấu, ngày kiêng kỵ” với thể loại chương trình mà mình định tổ chức.
Địa điểm cũng cần phải thuận tiện cho việc đi lại, giao thông có ùn tắc không, có khó tìm không, việc này cũng vô cùng quan trọng.
Dự trù ngân sách là một bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện, trước khi dự trù ngân sách người tổ chức phải mường tượng được các hạng mục cần bỏ ra chi phí để chi trả. Dưới đây là một số hạng mục chính mà bạn cần phải xem xét:
Sàn sân khấu, thảm sân khấu, banner, backdrop, poster, màn hình led,...
Dàn âm thanh toàn chương trình, ánh sáng sân khấu, ánh sáng khu vực sảnh chờ và những nơi cần ánh sáng,...
Việc dự trù ngân sách đóng vai trò hạn chế được sự thiếu hụt ngân sách và tránh lạm phát trong khi tổ chức sự kiện.
Các sự kiện với các mối quan hệ đối tác, tài trợ là một mối quan hệ cộng sinh, đôi bên cùng có lợi. Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của đối tác mà các mối quan hệ tài trợ này sẽ giúp đỡ bạn về nhiều vấn đề (tài chính, hình ảnh thương hiệu, truyền thông, thiết bị…) trong quá trình tổ chức sự kiện.
Đổi lại, tùy vào thỏa thuận giữa đôi bên mà bạn cũng phải cho các nhà tài những lợi ích từ chương trình mà họ mong muốn. Nhìn chung đây là mối quan hệ có lợi cho cả đôi bên nên kể cả sau khi chương trình kết thúc thì hãy thường xuyên giữ liên lạc với các đối tác cho các chương trình, sự kiện sau nhé.
Vào phần nội dung chính của sự kiện, bạn cần phải lên một kịch bản chi tiết và cụ thể. Muốn được có một kịch bản hoàn hảo thì không thể thiếu những ý tưởng đóng góp của đồng đội. Hãy họp team của mình và cùng lên kế hoạch nhé.
Bản kế hoạch sẽ bao gồm hai mục chính:
Trong thời đại 4.0 việc quảng bá truyền thống theo phương pháp truyền miệng, phát tờ rơi không còn quá hiệu quả mà thay vào đó là quảng cáo trên các nền tảng thông tin đại chúng đang mang lại hiệu quả lớn.
Một số nền tảng thu hút được nhiều công chúng có thể kể đến như:
Công tác bố trí, sắp xếp nhân sự đóng vai trò then chốt, tạo nên thành công của từng hạng mục chương trình. Muốn đạt được thành công đó, mỗi cá nhân khi làm việc nhóm phải luôn nhìn vào cái chung của sự kiện, hạ cái tôi cá nhân, tôn trọng ý kiến của partner và cùng nhìn về một hướng.
Đồng thời mỗi một thành viên trong team phải có ý thức, trách nhiệm hoàn thành công việc được giao, khi gặp khó khăn cần chia sẻ để tìm kiếm sự giúp đỡ. Thông thường một chương trình sẽ bao gồm những bộ phận sau:
Dưới đây là một kịch bản tổ chức sự kiện mẫu của Viets Media cho các bạn tham khảo:
Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện trên 10 năm Viets Media hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn không còn gặp khó khăn trong việc lên kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết cho một chương trình nâng tầm thương hiệu và truyền tải những thông điệp ý nghĩa. Chúc các bạn thành công!
Tham khảo kênh Youtube và Fanpage
Ngày 21/3 vừa qua, VIETS MEDIA hân hạnh đồng hành cùng Công ty Dịch vụ MobiFone Khu vực 4 tổ chức chương trình Gala Dinner tại Mộc Châu, mang đến một đêm bùng nổ cảm xúc, tràn đầy năng lượng và gắn kết.
Ngày 9/3/2025, Liên chi hội Cửa Hà Nội - Hà Giang đã long trọng tổ chức lễ khánh thành Nhà lưu trú tại thôn Lắp II, xã Phú Linh, huyện Vị Xuyên, tỉnh Hà Giang. VIETS MEDIA hân hạnh là khách mời tham gia sự kiện với tư cách là một trong những nhà tài trợ của dự án.
VIETS MEDIA rất vinh dự được đồng hành cùng Công ty Dịch vụ MobiFone Khu vực 4 trong buổi lễ chúc mừng Ngày Quốc Tế Phụ Nữ 8/3/2025.
Ngày 27/2/2025, Công ty cổ phần tập đoàn VNHOME đã long trọng tổ chức lễ đốt lửa lò nung, đánh dấu sự kiện quan trọng khi nhà máy của VNHOME chính thức đi vào vận hành.
Một mùa khai giảng nữa lại đến, đánh dấu một chương mới trong hành trình học tập của các tân sinh viên. Để chào đón các bạn trẻ đến với ngôi nhà chung Đại học Hùng Vương, một nhạc sôi động mang tên "Into the New World" đã được tổ chức.