17/02/2023 10:24:47

 

Sự cố và rủi ro khi tổ chức sự kiện là điều thường xuyên gặp phải dù đơn vị tổ chức là chuyên nghiệp hay bán chuyên. Để hạn chế những tác động xấu do rủi ro và sự cố mang lại, việc lập kế hoạch ứng phó, thích ứng là điều vô cùng cần thiết. Cùng tìm hiểu Top 7 rủi ro và sự cố thường gặp phải nhất khi tổ chức sự kiện trong bài viết này nhé!

 

 

 

 I. 7 giai đoạn rủi ro khi tổ chức sự kiện

 

Để tổ chức được một sự kiện hoàn chỉnh người tổ chức phải trải qua rất nhiều giai đoạn khác nhau. Ở mỗi giai đoạn người tổ chức đều phải đối mặt với những nguy cơ rủi ro khác nhau. Và dưới đây là 7 giai đoạn thường xảy ra rủi ro  trong tổ chức sự kiện.

 

 

 

 

1. Rủi ro trong giai đoạn lựa chọn thời gian, địa điểm

 

Điều này đặc biệt hay gặp phải với những sự kiện tổ chức ngoài trời. Các điều kiện tự nhiên như mưa bão, nắng to,... có thể ảnh hưởng lớn đến công tác tổ chức và tham gia của mọi người. Vì vậy, trước khi tổ chức sự kiện việc theo dõi, lựa chọn những địa điểm, thời gian phù hợp là vô cùng quan trọng. Đồng thời cần có phương án thay thế, điều chỉnh linh hoạt để tận dụng tốt nhất những điều kiện khách quan, yếu tố ngoại cảnh.

 

2. Rủi ro trong việc chuẩn bị thực phẩm cho sự kiện

 

Các sự kiện nói chung đều cần chuẩn bị phần thực phẩm. Với những sự kiện ngắn, phần thực phẩm chỉ đơn giản là nước uống, đồ ăn nhẹ… Với những sự kiện càng lớn hoặc chuyên biệt thì phần thực phẩm sẽ cầu kì hơn.

Những rủi ro có thể gặp trong giai đoạn này là thiếu hụt thực phẩm, không đáp ứng nhu cầu của khách hàng làm gián đoạn trải nghiệm. Nghiêm trọng hơn có thể là ngộ độc, nguồn thực phẩm có vấn đề… Hãy ước tính số lượng tương đối chính xác (có thể dư một chút) và chọn nguồn cung y tín để hạn chế rủi ro này xuất hiện.

 

3. Rủi ro trong giai đoạn chuẩn bị, vận chuyển

 

Giai đoạn chuẩn bị, vận chuyển thường là những bước đầu trong việc hoàn thiện một sự kiện. Giai đoạn này những rủi ro dễ gặp phải thường liên quan đến tai nạn, sự cố về vật chất như hỏng, thiếu đồ,... Nghiêm trọng hơn nhưng cũng rất ít xảy ra đó là rủi ro về hỏa hoạn, tại nạn nghề nghiệp, bất cân liên quan đến con người (chấn thương, tai nạn,...)

Để hạn chế rủi ro trong giai đoạn chuẩn bị, người tổ chức cần lập kế hoạch vận chuyển các trang thiết bị hợp lý, trang bị thiết bị đối phó với hỏa hoạn, cấp cứu, dự phòng các rủi ro, biến cố bất ngờ.

 

4. Rủi ro trong giai đoạn lắp đặt các thiết bị và dịch vụ

 

Khâu lắp đặt các thiết bị và dịch vụ thường sẽ là giai đoạn phát hiện ra những vấn đề như thiết trang thiết bị, các thiết bị không khớp nối gây trì hoãn, chậm tiến độ cho sự kiện chung. Ngoài ra, ở bộ phận lắp đặt thiết bị trên cao, phức tạp cũng tiềm ẩn nguy cơ thiếu an toàn lao động đối với nhân viên lắp đặt.

 

5. Rủi ro trong khâu sắp xếp nhân sự, nhà thầu

 

Khâu sắp xếp nhân sự, nhà thầu gặp sự cố thường xảy ra với những công ty bán chuyên, công ty nhỏ. Những công ty này thường lượng nhân sự không đủ, với mỗi sự kiện lại phải thuê thêm những đội bên ngoài và nhiều nhà thầu phụ. Việc phải phụ thuộc và nhiều bên như vậy khiến công tác chuẩn bị có sự “đứt gãy” không liên tục, thiếu tính chủ động. Nếu một trong các bên hợp tác bị gián đoạn thì cả sự kiện bị ảnh hưởng.

 

6. Rủi ro trong giai đoạn tổ chức sự kiện

 

Trong giai đoạn tổ chức sự kiện có rất nhiều những yếu tố bên ngoài mà người tổ chức không lường trước hết được. Những rủi ro khi tổ chức sự kiện gặp phải có thể đến từ chính khách hàng, từ những người tham gia. Đó có thể những rắc rối nhỏ không làm ảnh hưởng tới sự kiện chung nhưng cũng có thể là những rắc rối gây nên gián đoạn, thậm chí là buộc phải hủy sự kiện.

 

Để hạn chế những điều đó, người tổ chức cần lên kế hoạch đảm bảo sự kiện diễn biến được suôn sẻ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Công tác này cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng, chuẩn bị trước kịch bản ứng phó với những sự cố cũng như cắt cử nhân sự quan sát, bám sát sự kiện trong suốt quá trình diễn ra.

 

7. Rủi ro trong giai đoạn sau sự kiện

 

Sự kiện kết thúc nhưng rủi ro đến với người tổ chức sự kiện vẫn chưa thực sự chấm hết. Trong công tác tổ chức, người ta gọi đó là các vấn đề hậu sự kiện. Những vấn đề này là phản ứng của mọi người với sự kiện, xử lý những tồn tại, phát sinh trong khi sự kiện diễn ra…

 

Một sự kiện thành công là sự kiện lưu lại dư âm tốt trong tâm trí của mọi người.  Muốn được như vậy, người tổ chức cần lên kế hoạch quản lý rủi ro hậu sự kiện để kịp thời xử lý những tình huống phát sinh.

 

II. Quy trình quản trị rủi ro khi tổ chức sự kiện  

 

Chúng ta đã nhắc nhiều đến quản trị rủi ro trong sự kiện và khẳng định đây là điều tối cần thiết góp phần vào thành công chung của sự kiện. Vậy thế nào là một quy trình chuẩn để quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện?

 

 

 

 

Bước 1: Tổng quan về bối cảnh

 

Tìm hiểu tổng quan về bối cảnh của sự kiện là việc xem xét các yếu tố như loại hình của sự kiện, các đơn vị, ban ngành liên quan, người chịu trách nhiệm chính về sự kiện… Đây chính là những đầu mối quan trọng để liên lạc, giải quyết những rủi ro khi tổ chức sự kiện một cách nhanh chóng nhất!

 

Bước 2: Xác định những loại rủi ro có thể gặp

 

Sẽ không thừa nếu bạn lên sẵn một danh sách những rủi ro mà sự kiện có thể gặp phải ở từng thời điểm. Việc liệt kê những rủi ro chính là một cách để bạn đánh giá lại những thiếu sót của sự kiện, điều chỉnh những điều không phù hợp… trên hết là có thể chủ động hơn khi có sự cố bất ngờ.

 

Bước 3: Xác định các rủi ro có thể xảy ra

 

Liệt kê được danh sách các rủi ro có thể xảy ra, bước tiếp theo cần làm là đánh giá những rủi ro ấy theo mức độ/ khả năng có thể xảy ra. Với những rủi ro khi tổ chức sự kiện có khả năng cao thì cần chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, phân bố nhân viên, thiết bị hợp lý để phòng trước hoặc xử lý kịp thời.

 

Bước 4: Đánh giá rủi ro

 

Đây là bước cuối cùng, tổng hợp lại những phân tích về rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể xảy ra và xem xét các biện pháp phòng chống, xử lý đã phù hợp hay chưa.

 

Rủi ro, sự cố trong tổ chức sự kiện là điều không ai mong muốn nhưng luôn thường trực và sẵn sàng xuất hiện trong bất cứ sự kiện nào. Chính vì vậy mong rằng sau khi bạn đọc bài viết này của Viets Media việc chủ động phòng tránh và lên kế hoạch xử lý sẽ giúp sự kiện hạn chế bị ảnh hưởng xấu, sự cố được giải quyết triệt để.

 

 

 

Tham khảo kênh Youtube và Fanpage