Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết Chuyên nghiệp và dễ hiểu nhất

Kế hoạch tổ chức sự kiện được ví như hướng của la bàn, giúp cho sự kiện đi đúng hướng, đạt được hiệu quả cũng như hiệu suất các hoạt động có trong sự kiện. Tuy nhiên, nếu bạn là “tay mơ” trong làng tổ chức sự kiện thì bài viết này chính là dành cho bạn. Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện súc tích và chi tiết cho bạn tham khảo. 

 I. Vai trò của kế hoạch tổ chức sự kiện?

Một sự kiện được tổ chức thành công mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có thể kể đến như: 

• Đánh bóng thương hiệu, nâng tầm thương hiệu thông qua thông điệp truyền tải trong sự kiện. 

• Đẩy bán, tiếp thị sản phẩm một cách tự nhiên, không gây phản cảm 

• Tạo được thiện cảm với khách mời tham gia chương trình. 

II. Các bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện

Nắm bắt được mục tiêu của sự kiện bạn sẽ giúp sự kiện hướng đến đúng tệp khách hàng, đi đúng hướng. Từ đó bạn mới có thể lên được kế hoạch chi tiết, sản sinh ra những ý tưởng độc đáo cho chương trình. 

Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tự trả lời để tìm ra mục tiêu của sự kiện:

• Lý do tổ chức sự kiện là gì?

• Loại hình của chương trình này

• Đối tượng khách mời là ai, bao nhiêu người 

• Địa điểm, thời gian tổ chức. 

• Thông điệp truyền tải. 

 

Bước 2: Xác định loại hình, xây dựng Concept và Slogan cho sự kiện

Mỗi một loại hình có một kịch bản tổ chức khác nhau ví dụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm thì phải xây dựng kịch bản đánh vào được sự chú ý của khách hàng và công chúng. Do đó cần tập trung vào truyền thông và quảng bá thương hiệu, sản phẩm. 

 

Tiếp theo là xây dựng Concept (Chủ đề), chủ đề là kim chỉ nam cho tất cả các ấn phẩm, màu sắc, không khí của sự kiện. 

 

Một câu slogan ngắn gọn sẽ khiến công chúng dễ nhớ, một slogan độc đáo có thể khiến sự kiện viral rộng rãi, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn. 

 

Bước 3: Xác định đối tượng khách mời, thời gian và địa điểm tổ chức

Khách mời là đối tượng chính tạo ra không khí của sự kiện, việc phân loại và chọn ra được đối tượng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách và những chi phí khác. Để xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu bạn cần trả lời câu hỏi như các đối tượng khách mời thuộc độ tuổi, trình độ, tầng lớp xã hội nào?

Sau đó cần lên một danh sách khách mời cụ thể để kiểm soát vấn đề này. 

 

Về thời gian, tùy thuộc vào tệp khách hàng mà bạn hướng đến để lựa chọn thời gian tổ chức hợp lý. Thời gian phải không nên trùng vào với thời gian khác của khách mời thường là cuối tuần hoặc buổi tối. Bên cạnh đó, thời gian không nên vào những “ngày xấu, ngày kiêng kỵ” với thể loại chương trình mà mình định tổ chức. 

 

Địa điểm cũng cần phải thuận tiện cho việc đi lại, giao thông có ùn tắc không, có khó tìm không, việc này cũng vô cùng quan trọng. 

 

Bước 4: Liệt kê các hạng mục, dự trù chi phí tổ chức

Dự trù ngân sách là một bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện, trước khi dự trù ngân sách người tổ chức phải mường tượng được các hạng mục cần bỏ ra chi phí để chi trả. Dưới đây là một số hạng mục chính mà bạn cần phải xem xét: 

1. Hạng mục sân khấu 

Sàn sân khấu, thảm sân khấu, banner, backdrop, poster, màn hình led,...

2. Hạng mục âm thanh, ánh sáng

Dàn âm thanh toàn chương trình, ánh sáng sân khấu, ánh sáng khu vực sảnh chờ và những nơi cần ánh sáng,... 

3. Hạng mục nhân sự Event 

• MC, PG

• Cộng tác viên hỗ trợ chương trình 

• Ca sĩ, diễn viên, nhóm nhảy, diễn giả 

• Phóng viên, người chụp hình, người quay video 

4. Hạng mục in ấn 

• thiệp mời, các thiết kế, poster,...

Việc dự trù ngân sách đóng vai trò hạn chế được sự thiếu hụt ngân sách và tránh lạm phát trong khi tổ chức sự kiện. 

 

Bước 5: Thiết lập quan hệ với đối tác & nhà tài trợ

Các sự kiện với các mối quan hệ đối tác, tài trợ là một mối quan hệ cộng sinh, đôi bên cùng có lợi. Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của đối tác mà các mối quan hệ tài trợ này sẽ giúp đỡ bạn về nhiều vấn đề (tài chính, hình ảnh thương hiệu, truyền thông, thiết bị…) trong quá trình tổ chức sự kiện. 

 

Đổi lại, tùy vào thỏa thuận giữa đôi bên mà bạn cũng phải cho các nhà tài những lợi ích từ chương trình mà họ mong muốn. Nhìn chung đây là mối quan hệ có lợi cho cả đôi bên nên kể cả sau khi chương trình kết thúc thì hãy thường xuyên giữ liên lạc với các đối tác cho các chương trình, sự kiện sau nhé. 

 

Bước 6: Xây dựng Checklist, timeline và Agenda sự kiện

Vào phần nội dung chính của sự kiện, bạn cần phải lên một kịch bản chi tiết và cụ thể. Muốn được có một kịch bản hoàn hảo thì không thể thiếu những ý tưởng đóng góp của đồng đội. Hãy họp team của mình và cùng lên kế hoạch nhé. 

 

Bản kế hoạch sẽ bao gồm hai mục chính:

• Timeline: thông thường một chương trình sẽ gồm có timeline chính đó là khai mạc - trong chương trình - bế mạc. Cần phải đưa ra những hoạt động phù hợp với thời gian đã đưa ra ở mỗi phần để tránh bị “cháy” chương trình. 

• Nội dung kịch bản: Kịch bản chính là nơi tổng hợp bao quát các hoạt động xuyên suốt toàn sự kiện. Ở phần nội dung bạn cần làm chi tiết các hoạt động, người thực hiện, thiết bị cần sử dụng cho nội dung đó và trong suốt chương trình cần phải có nhân sự sát sao kịch bản để không có nhầm lẫn, sai sót trong lúc chạy chương trình. 

Bước 7: Thực hiện các hoạt động truyền thông, quảng bá sự kiện

Trong thời đại 4.0 việc quảng bá truyền thống theo phương pháp truyền miệng, phát tờ rơi không còn quá hiệu quả mà thay vào đó là quảng cáo trên các nền tảng thông tin đại chúng đang mang lại hiệu quả lớn. 

Một số nền tảng thu hút được nhiều công chúng có thể kể đến như: 

• Facebook, Zalo, Messenger

• Quảng bá qua Email, báo điện tử

• Truyền hình, các kênh youtubeyoutube 

Bước 8: Tiến hành phân bổ nhân sự, thi công các hạng mục và triển khai tổ chức sự kiện

Công tác bố trí, sắp xếp nhân sự đóng vai trò then chốt, tạo nên thành công của từng hạng mục chương trình. Muốn đạt được thành công đó, mỗi cá nhân khi làm việc nhóm phải luôn nhìn vào cái chung của sự kiện, hạ cái tôi cá nhân, tôn trọng ý kiến của partner và cùng nhìn về một hướng.

 

Đồng thời mỗi một thành viên trong team phải có ý thức, trách nhiệm hoàn thành công việc được giao, khi gặp khó khăn cần chia sẻ để tìm kiếm sự giúp đỡ. Thông thường một chương trình sẽ bao gồm những bộ phận sau: 

• Ban quản lý: là những người quản lý bao quát toàn bộ các bộ phận 

• Ban truyền thông: phụ trách các vấn đề về quảng bá trên mạng xã hội và quảng bá truyền thống, chụp ảnh, design nội dung chương trình,...

• Ban kĩ thuật: phụ trách các vấn đề về hậu cần.

• Ban tài chính: Dự trù ngân sách, xin tài trợ, cân đối chi tiêu,...

 

III. Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện cho Bệnh viện Sản nhi của Viets Media

Dưới đây là một kịch bản tổ chức sự kiện mẫu của Viets Media cho các bạn tham khảo:

 

TÊN CHƯƠNG TRÌNH: KỶ NIỆM 200 EM BÉ ĐẦU TIÊN CHÀO ĐỜI BẰNG PHƯƠNG PHÁP THỤ TINH TRONG ỐNG NGHIỆM (IVF)			Bệnh viện Sản Nhi
THỜI GIAN TỔ CHỨC: 15. 9.2022
STT	Hạng mục	Quy cách	Đơn vị	Số lượng	Ngày thực hiện	Ngày hoàn thành	Ghi chú
I. THIẾT KẾ
1	Ký hợp đồng		Gói	1		20/8
2	Tên CT	Chốt tên chương trình: Hành trình thiên sứ				15/8
3	Thiết kế	1. Thiệp mời + Poster chương trình	Gói	1	20/8	25/8	Hỗ trợ
		2. Tiểu cảnh sảnh tầng 1: Story wall + Mô hình "Chào đón 200 em bé đầu tiên chào đời bằng IVF tại Sản nhi Phú Thọ"			20/8	30/8
		3. Backdrop chụp ảnh sảnh tầng 7			20/8	30/8
		4. Backdrop chính của chương trình			20/8	30/8
		5. Visual led xuyên suốt chương trình			20/8	5/9
		6. Băng rôn, banner, standee			20/8	30/8
		7. Cổng chào			20/8	30/8	bỏ
	II. SẢN XUẤT
1	Video	TVC bệnh viện			22-23-24/8	30/8	Kịch bản xong trước '20/8
		Video "Hành trình tìm con"			5/9	6/9
		Video "Gia đình hạnh phúc"			7/9	8/9
2	Backdrop	Story wall + mô hình 200 em bé IVF			13/9	14/9
		Backdrop chụp hình tầng 7			13/9	14/9
3	Standee chữ X	Standee chữ X			14/9	14/9
4	Văn nghệ	Biên đạo bài múa: Hành trình thiên sứ Múa hát: Ngành y - sứ mệnh của chúng tôi Múa: Giọt nước mắt ngày con chào đời			20/8	13/9
	II. SET UP
1	Cổng hơi	Cổng lớn Đặt ngoài cổng viện đón khách,	Cái	1	14/9		bỏ
2	Âm thanh, ánh sáng	Bộ công suất lớn, chất lượng tốt, sử dụng cho chương trình văn nghệ	Bộ	1	14/9		Hội trường có led và sân khấu
3	Standee chữ X	Bạt hiflex bắn khung sắt. KT: 0,8m x 1,8m dẫn lối đi từ ngoài cửa lên T7	Cái	20	14/9
4	Hoa trang trí	Hoa bục phát biểu	Lẵng	1	14/9
		Hoa để bàn đại biểu	Bát	6	14/9
5	Backdrop chụp hình tầng 7	Bạt hilfex khung sắt đặt ngoài sảnh . KT: 3 mx5m	M2	15	14/9
6	Bóng bay trang trí	Story wall + mô hình 200 em bé IVF	Gói	1	14/9
7	Sân khấu chụp hình tầng 7	Khung sắt, mặt ván sàn công nghiệp, phủ thảm đỏ, rèm quây: KT: 5m x 3m. Cao 10cm,	M2	15,0	14/9		đã có, trong kho sau SK
8	Thảm đỏ	Thảm trải trước mặt sân khấu chụp ảnh, lối vào Hội trường	M2	60	14/9		Tính theo KT thực tế
9	Hashtag	Hashtag cầm tay theo thiết kế	Cái	5	14/9
	III. NHÂN SỰ
1	MC	Mc nữ Hà Nội, ngoại hình đẹp, dẫn cảm xúc	Người	1		15/9	Có mặt lúc 7h
2	Ca sĩ	Ca sĩ nam/nữ. Ngoại hình đẹp, chất giọng tốt hát về chủ đề được chọn	Người	3			Có mặt lúc 7h
3	Top múa đương đại	Biểu diễn 2-3 tiết mục	Người	8			Có mặt lúc 7h
4	Biên đạo + phục trang	Biên đạo, tập bài múa hát theo yêu cầu	Gói	1			Có mặt lúc 7h
5	PG đón khách	Mặc áo dài đỏ, đón khách, tiếp nước. Ngoài hình đẹp	Người	5			Có mặt lúc 6h30
	IV. HẬU CẦN, TRUYỀN THÔNG
1	TVC	TVC giới thiệu bệnh viện	Gói	1
		Video "Hành trình tìm con" + Video "Gia đình hạnh phúc + visual led	Gói	1
3	Quay phim	Quay, dựng phim highline về sự kiện	Gói	1
4	Kịch bản	Kịch bản chương trình; lời dẫn MC	gói	1	20/8	5/9
5	Vận chuyển	Vận chuyển lắp đặt	Gói	1

 

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện trên 10 năm Viets Media hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn không còn gặp khó khăn trong việc lên kịch bản chi tiết cho một chương trình nâng tầm thương hiệu và truyền tải những thông điệp ý nghĩa. Chúc các bạn thành công!