Đơn Vị Công Ty Tổ Chức Lễ Khai Trương Trọn Gói Chuyên Nghiệp

Mỗi buổi lễ khai trương diễn ra thành công đều là một nghệ thuật của những người làm nghề sự kiện. Để buổi lễ khai trương hiệu quả và mang màu sắc riêng của doanh nghiệp thì bạn cần có những kiến thức cơ bản về lễ khai trương và nắm được các bước để xây dựng một kế hoạch tổ chức sự kiện cũng như kịch bản chương trình. 

1. Lễ khai trương là gì?

Lễ khai trương là một sự kiện quan trọng khánh thành, ghi dấu ấn sự thành lập, ra mắt cửa hàng, công ty, trung tâm, nhãn hàng mới. Tiết mục trong lễ khai trương thường có múa lân, để xua đuổi điều xấu và phần cắt băng khai trương đem lại may mắn cho doanh nghiệp. Mỗi một sự kiện khai trương như này, đều có tính truyền thông vô cùng lớn và mạnh mẽ. Nó là cơ hội khởi đầu cho doanh nghiệp tiếp cận và tìm kiếm khách hàng mục tiêu.

2. Khi nào cần tổ chức lễ khai trương

1. Tổ chức khai trương cửa hàng 

Hầu hết các dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng thường sẽ được lựa chọn dành cho các doanh nghiệp, các đơn vị và các cửa hàng nhỏ hoặc vừa. Nhằm mục đích để thông báo cho mọi người biết nhãn hàng của họ đã hiện diện trên thị trường. Buổi lễ khai trương cửa hàng này sẽ bao gồm các hoạt động dựng backdrop, trang trí, tiết mục văn nghệ, MC dẫn chương trình, mini game dành cho người tham dự và banner về chương trình khuyến mãi, giảm giá dịp khai trương. 

2. Tổ chức khai trương siêu thị

Các sự kiện khai trương siêu thị cực kỳ được chú trọng đối với các siêu thị hay các chi nhánh siêu thị mới mở. Bởi việc tổ chức khai trương cũng là một hình thức để siêu thị truyền thông rộng rãi tới mọi người dân về các mặt hàng bày bán. Để tổ chức thành công sự kiện khai trương siêu thị, cần chuẩn bị kỹ các trò chơi dành cho khách hàng, bộ cắt băng khai trương, backdrop, cờ phướn,... Bên cạnh đó, cũng cần lên kế hoạch chi tiết, phân bổ nhân lực khoa học và các thiết bị kỹ thuật phải đảm bảo trong toàn bộ chương trình.

3. Tổ chức khai trương nhà hàng

Để có một sự kiện khai trương nhà hàng thành công như mong đợi, bạn cần rõ tất cả các quy trình và công việc cần chuẩn bị cho sự kiện. Nó có thể là voucher giảm giá, món tặng kèm miễn phí hay chơi trò chơi trúng thưởng, checkin tại nhà hàng nhận chiết khấu phần trăm trên tổng hóa đơn… Bên cạnh đó, các công tác truyền thông cho sự kiện cũng cần được thực hiện mạnh mẽ. 

4. Tổ chức khai trương showroom

Phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của showroom mà bạn có thể sử dụng gói dịch vụ tổ chức khai trương showroom phù hợp. Tuy nhiên, các bước và quy trình tổ chức khai trương showroom hay cửa hàng trưng bày thì cơ bản cũng như những buổi lễ khai trương khác. 

5. Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, công ty

Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, công ty hầu hết là các sự kiện nhỏ và vừa. Sự kiện này bên cạnh việc thông báo sự xuất hiện của họ trên thị trường, đồng thời đây cũng là cơ hội để công ty quảng bá thương hiệu, phủ sóng rộng rãi tới các nhóm khách hàng mục tiêu. Để chuẩn bị cho chương trình khai trương văn phòng, công ty, bạn cần trang trí văn phòng, chuẩn bị bàn ghế, đồ ăn, nước uống, các ấn phẩm truyền thông… Song hành với khâu chuẩn bị hậu cần là thực hiện chạy quảng cáo, marketing cho sự kiện khai trương. 

III. Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương

1. Xác định mục tiêu, lý do tổ chức lễ khai trương

Bước đầu để tổ chức lễ khai trương là phải xác định được mục tiêu và lý do tổ chức lễ khai trương của doanh nghiệp. Căn cứ vào đó để triển khai những phần tiếp theo cho sát với kế hoạch và có cách thức truyền thông phù hợp thu hút nhiều khách hàng. Hầu hết các sự kiện khai trương của doanh nghiệp đều nhằm mục đích là giới thiệu về doanh nghiệp và sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng. Bên cạnh đó, họ thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh lâu dài trong tương lai. 

2. Đối tượng hướng đến của buổi lễ khai trương

Tệp khách hàng của mỗi doanh nghiệp không giống nhau, do đó việc xác định đối tượng hướng đến của buổi lễ khai trương là điều cần thiết. Bởi, nó sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả của chương trình. đồng thời đưa sản phẩm của doanh nghiệp đến với khách hàng của mình một cách nhanh nhất. 

3. Ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương

Sau khi bạn đã xác định được mục tiêu, đối tượng thì việc quan trọng tiếp theo phải làm là đưa ra ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương cho doanh nghiệp. Bạn cần có những ý tưởng sáng tạo, mới lạ, key moment làm điểm nhấn, làm cho chương trình thêm phần thú vị và ấn đặc trưng. Chương trình có ý tưởng độc lạ, sẽ là một điểm cộng góp phần thành công cho sự kiện và dễ dàng để lại dấu ấn với người tham gia sự kiện. Đồng thời, ý tưởng của hoạt cần mang yếu tố truyền thông, quảng bá hình ảnh thương hiệu và sản phẩm/dịch vụ sao cho tự nhiên và hiệu quả cao.

4. Xác định thời gian và địa điểm 

Để sự kiện diễn ra tốt đẹp, cũng như thuận tiện đi lại cho người tham gia, bạn cần lựa chọn thời gian và địa điểm. Việc lựa chọn ngày lành, tháng tốt, giờ đẹp và địa điểm phù hợp với chương trình đồng thời thể hiện được quy mô, cũng như tầm quan trọng của sự kiện đó. Bên cạnh đó, trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức, cần phải đi khảo sát tình hình địa điểm, đo đạc, chuẩn bị thiết kế, thi công và tổ chức để tránh những rủi ro không mong muốn. 

5. Kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện

Kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện là một trong những yếu tố hết sức quan trọng, giúp quảng bá thương hiệu và giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới gần với nhóm khách hàng tiềm năng. Hoạt động truyền thông càng mạnh, thì hình ảnh công ty càng được nâng cao giá trị, thúc đẩy thương hiệu phát triển và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Đồng thời, việc truyền thông mạnh cũng góp phần tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp trên thị trường. Phụ thuộc vào quy mô sự kiện, để lựa chọn hình thức truyền thông trong yếu phù hợp để tăng sự hiệu quả của buổi lễ. 

6. Quản lý rủi ro trong sự kiện

Tổ chức sự kiện lớn, nhỏ hay vừa thì rủi ro trong sự kiện là điều không thể tránh khỏi. Các yếu tố để tạo nên một chương trình thành công, gồm: Con người, thiết bị, thời tiết, chi phí… và đều có thể là nguy cơ gây nên nhưng rủi ro trong sự kiện. Do đó, khi tổ chức sự kiện bạn phải tính toán được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình buổi lễ diễn ra và có những cách xử lý kịp thời. Việc chủ động trong mọi tình huống sẽ giúp buổi lễ diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp.

IV. Các hạng mục cần chuẩn bị để triển khai kế hoạch

1. Thiết kế 2D, 3D

Các hình ảnh được chiếu trong chương trình sẽ dễ dàng tạo nên ấn tượng ban đầu, giúp tạo nên sự hứng thú và kích thích sự tò mò của khách hàng đối với doanh nghiệp cũng như sản phẩm của doanh nghiệp. Thiết kế một hình ảnh đẹp có tính thẩm mỹ và nghệ thuật theo chủ đề của doanh nghiệp, còn góp phần làm cho chương trình thêm chuyên nghiệp và mang phong cách riêng. 

2. Lập danh sách khách mời và gửi thiệp mời

Tránh để khách mời tới ồ ạt, bạn không thể kiểm soát được lượng khách mời chính thức tham gia và trật tự an ninh của buổi lễ. Do đó, trước khi diễn ra chương trình chính thức, cần lập danh sách khách mời. Đồng thời, bạn cũng cần chuẩn bị thiệp mời gửi cho họ để thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp họ nắm được địa chỉ, thời gian buổi lễ diễn ra. Bên cạnh đó, các công việc tiếp đón khách mời cũng phải được chuẩn bị hết sức chu đáo và kỹ lưỡng. 

3. Chuẩn bị thi các thiết bị vật tư cần sử dụng cho buổi lễ khai trương 

Với mỗi buổi lễ khai trương dù lớn hay nhỏ, thì công tác chuẩn bị thi công và trang trí không gian sự kiện phải được chuẩn bị kỹ. Cần bám sát vào các mục nội dung chương trình đã lên để chuẩn bị các thiết bị sao cho phù hợp và đầy đủ. Những thiết bị vật tư thiết yếu không thể thiếu trong chương trình sự kiện gồm:

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng

• In ấn banner, standee… theo kích thước đã dự tính

• Hoa tươi, pháo điện, pháo giấy…

• Bộ cắt băng khai trương: kéo, băng đỏ, khánh tiết…

• Hòm bốc thăm phục vụ cho mini game

• Tiệc mặn hoặc tiệc ngọt, đồ uống

• Quà tặng cho khách mời.

4. Thi công, trang trí sự kiện

Sự kiện nào cũng vậy, các hạng mục cần được chuẩn bị chỉn chu, thực hiện thi công trước khi sự kiện chính thức diễn ra và được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh những trường hợp ngoài ý muốn. 

• Khu vực lối vào sự kiện: Trang trí đơn giản, treo băng rôn và đặt standee dọc hai bên lối đi và hai bên sân khấu chính.

• Sân khấu chính: Dựng sân khấu như kế hoạch, trang trí sân khấu theo chủ đề, pháo điện, pháo giấy…

• Khu vực đón khách: Bàn lễ tân, setup bàn teabreak, đồ uống…

• Khu vực diễn ra lễ khai trương: Setup bàn ghế cho khách mời. Với những khách mời VIP thì nên chuẩn bị thêm hoa cài ngực hoặc cầm tay thêm phần trang trọng. 

• Khu vực trưng bày sản phẩm: Trang trí khu vực này với bố cục gọn gàng, khoa học và hợp lý. 

5. Lựa chọn nhân sự phù hợp cho buổi lễ khai trương

Để chương trình diễn ra thành công và suôn sẻ thì bên cạnh công tác hậu kỳ, việc lựa chọn nhân sự các vị trí MC, PG, ca sĩ, đoàn múa lân và thợ quay phim, chụp hình cũng phải cân nhắc trước khi chọn. Đảm bảo họ có đúng giờ và đủ chuyên nghiệp. 

6. Lên kịch bản sự kiện

Bất kể là chương trình nào hay được tổ chức dưới hình thức nào thì cũng cần phải có kịch bản sự kiện chi tiết, để dựa vào đó chạy chương trình một cách suôn sẻ và liền mạch. Có kịch bản sẽ giúp người điều hành buổi lễ nắm được thứ tự các tiết mục diễn ra và cân đối sao cho phù hợp thời lượng chương trình. Một kịch bản sự kiện sẽ gồm các phần chính như:

1. Đón khách

2. Văn nghệ chào mừng

3. Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

4. Đại biểu phát biểu

5. Nghi thức cắt băng 

6. Trải nghiệm sản phẩm 

7. Biểu diễn văn nghệ

8. Bốc thăm trúng thưởng 

9. Kết thúc buổi lễ

Trên đây là tất tần tật những thông tin về hoạt động tổ chức sự lễ khai trương mà Viets Media muốn chia sẻ với bạn. Chúc các bạn luôn thành công!