17/02/2023 16:32:37

Chỉ cần trả lời đủ 6 câu hỏi của 5W1H trong tổ chức sự kiện là bạn có thể tổ chức một sự kiện của đơn vị mình thành công . Vậy 5W1H là gì? Nguyên tắc 5W1H này được áp dụng trong ngành tổ chức sự kiện như thế nào. Hãy cùng Viets Media giải quyết trong bài dưới đây nhé. 

 

 

 

 I. Nguyên tắc 5W1H là gì?

 

5W1H được viết tắt bởi 5 từ tiếng anh bắt đầu bằng chữ W: Why - What - When - Where - Who và 1 từ tiếng anh bắt đầu bằng chữ H: How 

 

 

Những từ này lần lượt có nghĩa là: Tại sao, cái gì, khi nào, ở đâu, đối tượng nào, cách thức thế nào. Đây được xem như một công thức tuyệt vời áp dụng trong nhiều lĩnh vực truyền thông trong đó có tổ chức sự kiện. 

 

II. Áp dụng nguyên tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện như thế nào?

 

Với một lĩnh vực mà công thức này lại được khai tháng theo chiều hướng khác nhau, 6 câu hỏi tương ứng với những chức năng, nhiệm vụ cơ bản của một chương trình sự kiện mà bạn cần phải biết. Dưới đây là cách áp dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện.

 

 

 

1. Why - Tại sao phải tổ chức sự kiện này?

 

Ở câu hỏi này, thứ bạn cần giải quyết chính là mục đích của sự kiện; tại sao bạn cần tổ chức sự kiện này? Bạn làm vì điều gì? Để bán hàng, quảng bá thương hiệu hay để tri ân khách hàng. Đây là bước đầu tiên và kiên quyết trong "bí kíp 5W1H trong tổ chức sự kiện" để giúp sự kiện của bạn đi đúng hướng, đó chính là mục đích tổ chức sự kiện. 

 

2. What - Tổ chức loại hình sự kiện gì?

 

What - bên cạnh việc bạn cần xác định loại hình sự kiện mà mình định tổ chức: lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, workshop,...

Thì bạn cùng cần xác định được các vấn đề sau:

• Tên sự kiện, chương trình 
• Chủ đề chính, chủ đạo của chương trình 
• Thông tin về sự kiện (khách mời, đơn vị tổ chức, timeline và kịch bản chi tiết, kịch bản truyền thông, dự trù ngân sách,...)

 

3. When - Khi nào diễn ra sự kiện?

 

When là một câu hỏi về thời gian tổ chức sự kiện. Người tổ chức cần lưu ý ba điều sau khi lựa chọn thời gian diễn ra sự kiện: 

• Thứ nhất là thời gian diễn ra sự kiện không nên trùng với các ngày lễ lớn của khu vực, như thế thì sự kiện chúng ta tổ chức ít gây được chú ý tới công chúng. 
• Thứ hai, phải xem trước thời tiết của ngày định tổ chức nắng hay mưa và đưa ra những phương án dự trù rủi ro. 
• Thứ ba, thời gian tổ chức không được trùng với lịch trình khác của khách mời tham dự. 

 

4. Where - Sự kiện được tổ chức ở đâu?

 

Với địa điểm tổ chức, bạn cần lưu ý về giao thông nơi đó có ùn tắc không, có thuận tiện trung tâm, dễ tìm không. Địa điểm hợp phong thủy với người tổ chức cũng sẽ là một điểm may mắn. 

 

 

5. Who - Tham gia sự kiện bao gồm những ai?

 

Thành phần người tham gia sự kiện bạn cần xác định được bao gồm: đơn vị tổ chức sự kiện, nhà tài trợ, tệp khách mời là đối tượng nào, bao nhiêu tuổi, thuộc tầng lớp công việc nào, có bao nhiêu người tham gia,...

 

6. How - Các bước tổ chức sự kiện như thế nào?

 

Không có một công thức chuẩn nào cho việc tổ chức một chương trình như thế nào, nhưng khi bạn xác định được loại hình của sự kiện, xác định được mong muốn của khách hàng thì sẽ dễ dàng hơn cho việc lên kịch bản tổ chức. 

 

III. Lợi ích khi áp dụng 5W1H trong xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

 

Việc xác định các đầu mục công việc theo 5W1H trong tổ chức sự kiện sẽ giúp các bạn không bị bỏ sót bất kì hạng mục quan trọng nào.

Giúp bạn sắp xếp công việc  một cách khoa học và có cái nhìn tổng quát về toàn bộ chương trình. Từ đó, nếu có sai sót trong công việc cũng có thể mau chóng phát hiện ra và tìm cách giải quyết

 

 

 

Ngoài ra phương pháp này cũng giúp bạn trong quá trình tìm ý tưởng, càng trả lời chi tiết các câu hỏi thì kế hoạch của bạn sẽ càng hoàn hảo và ít lỗi. 

 

Trên đây là khái niệm tổng quan về công thức 5W1H và lợi ích của chúng khi được áp dụng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúc các bạn luôn có những kịch bản sáng tạo và khoa học với công thức 5W1H này.

 

Tham khảo kênh Youtube và Fanpage