17/03/2023 15:10:20

 

Hybrid event là phương thức tổ chức sự kiện được ưa chuộng và thịnh hành nhất hiện nay. Các chuyên gia trong ngành tổ chức sự kiện đánh giá đây sẽ là xu hướng tổ chức sự kiện nổi bật trong tương lai, cùng với ngành công nghiệp sự kiện. Hãy cùng Viets Media tìm hiểu 5 yếu tố quan trọng trọng tổ chức sự kiện hỗn hợp Hybrid events trong bài viết dưới đây.

 

 

 

I. Hybrid event là gì? 

 

 

 

 

Hybrid events là cách thức sự kiện kết hợp giữa yếu tố thực và ảo hay hiểu đơn giản là có người tham dự và có người tham dự nhưng không xuất hiện trực tiếp ở sự kiện. Mà họ tham gia từ xa, thông qua các công cũ hỗ trợ như mạng xã hội, video, thảo luận nhóm online… Chính vì vậy, Hybrid events hay còn được người trong ngành gọi với cái tên khác là “sự kiện hỗn hợp”.

 

II. Tại sao Hybrid Events lại trở thành xu hướng mới trong tổ chức sự kiện

 

 

Hybrid events trở thành xu hướng mới trong tổ chức sự kiện vì nó đem lại nhiều tiện lợi và tối ưu được nhiều bước cho các doanh nghiệp, tổ chức. Nó đã dần chiếm được sự quan tâm của hầu hết những người trong ngành sự kiện lẫn người tham gia bởi những ưu điểm nổi bật:

 

• Chi phí để tổ chức một sự kiện dưới hình thức Hybrid events không quá tốn kém so với những sự kiện truyền thống, mà vẫn đạt được hiệu quả tích cực.

 

• Việc tổ chức dưới hình thức sự kiện hỗn hợp cũng góp phần bảo vệ môi trường, giảm thiểu tình trạng lượng rác thải ra môi trường. 

 

• Sử dụng hình thức Hybrid events giúp cho khoảng cách về không gian và thời gian được xóa nhòa. Ở bất kỳ nơi đâu, bất kỳ thời gian nào, chỉ cần một chiếc smartphone hoặc một chiếc laptop hay máy tính bảng là bạn có thể tham dự sự kiện. 

 

 

III. Quy trình Tổ chức sự kiện hỗn hợp HyBrid Events

 

 

 

 

 

 

Để tổ chức chương trình dưới hình thức sự kiện hỗn hợp Hybrid events , cần thực hiện theo quy trình dưới đây:

 

• Đưa ra mục đích, mục tiêu, loại hình của sự kiện. Mỗi sự kiện sẽ có những tính chất và đặc điểm khác nhau, chính vì vậy trước khi tổ chức cần xác định rõ mục đích của sự kiện. Mục tiêu vạch ra càng rõ ràng thì càng dễ dàng thực hiện và đo lường được hiệu suất của chương trình. 

 

• Xây dựng kế hoạch cho sự kiện: Lên sơ bộ thời gian, địa điểm, khách mời, quy mô… của sự kiện.

 

• Phụ thuộc vào mục đích, quy mô để lựa chọn nền tảng công cụ phù hợp với sự kiện, như: chương trình mang tính chất quảng cáo thêm cho chương trình thì có thể lựa chọn một số công cụ phát trực tiếp thông qua nền tảng mạng xã hội (youtube, facebook…); các sự kiện hội thảo, tọa đàm… thì sử dụng các nền tảng chuyên nghiệp như Zoom, Microsoft Teams…

 

• Truyền thông, lan tỏa sự kiện tới đông đảo mọi người: Tất cả các sự kiện được tổ chức cần được truyền thông đồng bộ trên các kênh đã có sẵn.

 

• Lên kịch bản cho chương trình: Khác với các sự kiện truyền thống, kịch bản Tổ chức sự kiện hỗn hợp Hybrid events không cần quá dài dòng, chỉ cần đi thẳng vào vấn đề và đặc sắc. 

 

• Triển khai kế hoạch và đánh giá hiệu quả chương trình. 

 

 

IV. Những yếu tố để Tổ chức sự kiện hỗn hợp HyBrid Events thành công

 

1. Sự tương tác

 

Sự tương tác là điều vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện, nó sẽ tạo nên mạch cảm xúc cho toàn bộ chương trình. Tổ chức sự kiện hỗn hợp Hybrid events là giải pháp đáp ứng được nhu cầu cùng lúc nhiều người tham gia cả trực tiếp và trực tuyến. Tuy nhiên, điều khó khăn nhất là việc kết nối giữa những người tham dự trực tiếp hay trực tuyến với diễn giả, cũng như các khách mời của sự kiện không hề dễ dàng. 

 

2. Các trải nghiệm cho khách hàng

 

Tổ chức sự kiện dưới bất kỳ hình thức nào thì trải nghiệm cho khách hàng cũng là một yếu tố cần lưu ý. Với mỗi nhóm khách hàng khác nhau, nên thiết kế quá trình trải nghiệm riêng trên các đa nền tảng. Tuy nhiên, vẫn phải bảo đảm sự đồng nhất và có chung chủ đề, thông điệp. 

 

3. Địa điểm tổ chức đáp ứng tốt yêu cầu về công nghệ

 

 

 

 

 

 

Với hình thức tổ chức sự kiện hỗn hợp Hybrid events thì công nghệ trong chương trình là yếu tố quan trọng và là mấu chốt cho sự thành công khi khách hàng trải nghiệm. Do đó, khi xây dựng kế hoạch cho một chương trình sự kiện, bạn cần lựa chọn địa điểm thích hợp và đáp ứng nhu cầu để lắp đặt thiết bị công nghệ, thuận tiện để thực hiện các phần như phát trực tiếp tránh gặp trở ngại trong quá trình sự kiện diễn ra. 

 

4. Điều chỉnh cách tổ chức phù hợp với đối tượng tham dự

 

Tổ chức sự kiện có sự kết hợp giữa thực và ảo là cách thức hiện đại. Để chương trình thành công tốt đẹp cần cố gắng phục vụ và đáp ứng cùng lúc sự trải nghiệm cho cả hai nhóm đối tượng khách mời tham dự trực tiếp và trực tuyến. Toàn bộ mọi hoạt động tương tác, trả lời câu hỏi hay chơi trò chơi… có trong sự kiện, phải ứng dụng linh hoạt cho cả các khách mời tham gia trực tuyến để họ không cảm thấy bị lạc lõng khi tham gia.

 

Người tiêu dùng không thiếu sự lựa chọn sự kiện để tham dự. Họ cảm thấy sự kiện nào khiến họ cảm thấy được thể hiện bản thân, cả tính cũng như suy nghĩ, thì chắc chắn họ sẽ ưu tiên cho sự kiện đó để đi. Chính vì vậy, đội ngũ tổ chức sự kiện cần khéo léo trong việc tích hợp các trải nghiệm vào sự kiện trực tuyến hay những sự kiện kết hợp của mình.

 

5. Tận dụng dữ liệu

 

Sử dụng loại hình sự kiện trực tuyến sẽ giúp bạn có khả năng cung cấp, phân tích và đo lường nguồn dữ liệu một cách hiệu quả. Hiện nay, hầu hết các nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến đều tích hợp các tính năng báo cáo hiệu suất sự kiện. Dựa trên các dữ liệu để nghiên cứu ra hành vi, kết quả tương tác của tác giả với chương trình. Từ đó, có thể đánh giá chất lượng hiệu quả của chương trình và giúp bạn nắm bắt được điểm mạnh - điểm yếu của sự kiện, để rút kinh nghiệm cho những chương trình sau.

 

Với những ưu điểm vượt trội và tiện nghi đem lại, Hybrid events đã trở thành hình thức tổ chức sự kiện phổ biến. Có bất cứ thắc mắc nào về hình thức tổ chức sự kiện hỗn hợp Hybrid events hãy liên hệ ngay cho Viets Media để được giải đáp kịp thời. 

 

 

 

Tham khảo kênh Youtube và Fanpage